Att köpa tulltjänster - del 2

Vad är behovet?

När man skall köpa tulltjänster startar man givetvis med en behovsanalys. ”Elementary, my dear Watson”, som Sherlock Holmes hade uttryckt det, men ändå missas ofta en rejäl behovsanalys innan man rusar iväg för att köpa tulltjänster. Ni bör inte bara titta på vilken tullhantering och vilka dokument som görs idag eller som har gjorts nyligen utan ni bör gå djupare och göra en flödes- och informationsanalys för att se vilka logistikflöden ni har och vem/vilka som har vilken information, när den är tillgänglig, i vilken form etc. Involvera om möjligt inköp-, logistik- och marknadsfunktioner för att se om det finns nya planerade flöden att ta hänsyn till. Ta fram tillgänglig statistik för era flöden och gör en analys av faktorer som kan påverka tullhanteringen. Ett litet axplock av punkter att gå igenom i analysen är:

  • Mottagarländer?

  • Avsändarländer?

  • Transportslag?

  • Volymer?

  • Typ av varor?

  • Inblandade aktörer?

  • Leveransvillkor i flödena?

  • Vem sitter på informationen?

  • I vilka affärssystem kan informationen hittas?

  • Vem uppdaterar affärssystemen?

  • Hur kan informationen presenteras (papper, elektroniskt)?

  • Är något flöde extra tidskritiskt?

  • Tullförfaranden som används?

  • Vad betalar ni i tull- och andra avgifter i samband med import och export?

  • Vilka gränsorter passeras?

  • Vem/vilka gör era tulldeklarationer idag?

Det finns fler punkter att undersöka så ta gärna hjälp av expertis när ni gör denna flödes- och behovsanalys. Vi har ofta andra infallsvinklar och det är inte ovanligt att vi hittar nya sätt att spara pengar på genom exempelvis nya tullförfaranden eller förenklingar i befintliga flöden.

Varför inte ordna en glad workshop med representanter från de funktioner som är involverade (och de är fler än ni tror…), bjud på gofika och gå igenom flöde för flöde enligt en checklista. Anlita gärna en extern moderator för att leda workshopen och som kan summera och strukturera. Efter en bra behovsanalys vet ni betydligt bättre vilka tjänster ni skall upphandla och då är ni mogna för nästa steg.

We’ll meet again/
Kristian

Kristian@simplicus.se

Kristian HalseComment